Eine der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben die Firmen und Unternehmen auf Briefpapier für Ihre geschäftliche Korrespondenz machen müssen, ist neben der korrekten Rechtsform des Firmennamens auch die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern vielleicht nicht unbedingt bekannt gewesen sein und vielleicht finden Sie das auch nicht allzu einleuchtend. Was soll etwa einer Ihrer Kunden mit dieser Information anfangen und was geht Ihre Geschäftspartner das eigentlich an?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die auf Briefpapier in aller Regel abgekürzt wird mit Ust.IdNr. in Deutschland aber auch nur UID in Österreich, ist eine Kennzeichnung für Umsatzsteuerpflichtige, die im Übrigen EU weit eingeführt wurde und erkannt wird. Sie ist dazu gut den Finanzämter die Abrechnung der Umsatzsteuer zu erleichtern und gültig innerhalb des Binnenmarktes der EU. Jeder Unternehmer, der in der EU an irgendeiner Art des Warenverkehrs beteiligt ist, ob es sich nun um den Erhalt von Waren oder um den Versand handelt, braucht so eine Nummer und ist eben auch verpflichtet sie auf seinem Briefpapier an zu geben.

Wenn das auch auf Sie zutrifft, sollten Sie aber darauf Acht geben, dass Sie statt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Ihrem Briefpapier an zu geben, nicht aus Versehen etwas Falsches angeben. Es besteht nämlich Verwechslungsgefahr mit der Steuer-Identifikationsnummer, die vor Kurzem neu eingeführt wurde oder auch mit der ganz normalen Steuernummer, die zwar auch das Finanzamt vergibt, zu dem Zweck die Steuern, inklusive auch der Umsatzsteuer von den Steuerzahlern zu fordern, die aber trotzdem nicht identisch ist mit der hier besprochenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Angabe der Nummer auf Ihrem Briefpapier kann im Übrigen für Sie auch schnelle Vorteile haben. Denn wenn Sie in ein EE-Land exportieren, wird Ihnen keine Umsatzsteuer berechnet, falls der Empfänger Ihrer Waren schon Umsatzsteuer in seinem eigenen Land zahlt. Und das wird automatisch angenommen, wenn der Empfänger seine eigene Nummer angegeben hat.

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Neben den selbstverständlichen Angaben darauf wie die Adresse des Unternehmens, Kontakdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Homepage Ihres Unternehmens, gehört darauf natürlich auch der Name Ihrer Firma zusammen mit dem Logo Ihrer Firma, falls Sie eines hat. Worauf hierbei aber besonders wichtig zu achten ist, ist dass der Firmenname juristisch korrekt angegeben wird. Alles andere wäre nämlich strafbar und würde Abmachungen und dergleichen, die im betroffenen Brief getroffen wurden, ungültig machen und diese könnte somit sogar beklagt werden. Was mit der korrekten Angabe des Namens Ihres Unternehmens gemeint ist, ist die Rechtsform.

Diese definiert nämlich die Bedingungen unter denen der Gesetzgeber einen Rahmen für Unternehmen oder Gesellschaften festgelegt hat, die wie auch immer geartet an einer Form des Rechtsverkehrs beteiligt sind. Im Klartext heißt dass, das ein Unternehmen eine juristische Person darstellt und dementsprechend auch als solche erkennbar sein muss, was sich in der korrekten Rechtsform des Namens auf Ihrem Briefpapier äußert. Die Rechtsform hat Einfluss auf Fragen zur Haftung eines Unternehmens für vertragliche Geschäfte. Als solches muss klar sein worum es sich bei Ihrem Unternehmen handelt, denn es sind ja nicht alle Gesellschaften mit den gleichen Rechten betraut und es haben auch nicht alle die gleichen Haftungspflichten gegenüber Ihren Geschäftspartnern. Es macht also einen Unterschied ob Sie eine GmBH sind oder eine BGB-Gesellschsft oder sogar ein Ein-Mann-Unternehmen. Für den Empfänger Ihrer Briefe muss auf dem Briefpapier deutlich zu sehen sein worum es sich bei Ihrem Unternehmen handelt, damit der Kunde weiß womit er zu rechnen hat.

Außerdem ist Ihr Unternehmen damit als Rechtsperson eindeutig identifizierbar und somit haftbar, aber auch Abmachungen werden dadurch erst richtig rechtlich gültig.

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Dass die Postanschrift bereits vorgedruckt auf dem Briefpapier ist, verhindert auch Tippfehler oder das Vergessen von Daten, was zu unschönen Missverständnissen führen kann. Von fehlgeleiteten bis zu nicht angekommenen Briefen, wenn Ihre Kunden Ihnen zurückschreiben wollen. Was zur Postanschrift genau gehört ist natürlich festgelegt und jedem bekannt, Sie benutzen die Standardform sicher auch immer. Für Firmen gehören dazu Name der Firma, Straßen- und Hausnummer, Postleitzahl und Stadt, Gegebenenfalls kommen noch Angaben wie Zimmernummer hinzu oder die Nummer eines Postfaches oder Angaben zum Gebäudeteil, wo der Brief abgegeben werden kann.

Der Ort an dem die Postanschrift auf dem Briefpapier gedruckt sein sollte befindet sich für gewöhnlich und in aller Regeln in der oberen linken Ecke des Briefes, so dass wenn ein Umschlag mit Sichtfenster benutzt wird, man diese dann gleich dort sehen kann. Das war historisch schon einmal anders, ist aber heute das übliche Format und sicherlich auch Ihnen bekannt und vertraut. In Standardformaten von Geschäftsbriefen stehen Angaben wie die Postanschrift Ihrer Firma generell an festgelegten Stellen im Brief und sollten auf keinen Fall an andere Stellen gerückt werden. Der Leser des Briefes ist das Standardformat ja auch gewöhnt und wird dann an den entsprechenden Stellen auch nach der Information suchen.

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Sie sollten aber nicht unbedingt selbst Hand anlegen um eines zu entwerfen. Dafür gibt es professionelle Designer. Ein ausgebildeter Grafiker, der von ihnen damit beauftragt wird ein Logo zu entwerfen, wird sich dafür die nötige Zeit nehmen und sich genaustens überlegen wie er das Logo gestalten wird. Denn das Logo ist ein Wiedererkennungsmerkmal für Ihre Firma und sollte nicht später noch einmal geändert werden.

Ein guter Grafiker wird, um das zu verhindern im Übrigen mehrere Entwürfe vorlegen unter denen Sie sich das aussuchen können, dass Ihnen persönlich auch am meisten zusagt. Immerhin sollen Sie sich mit Ihrem Logo ja auch wohlfühlen. Ist ein Unternehmenslogo gut, dann ist es wiedererkennbar und auch prägnant, denn das Unternehmen soll darüber ja eindeutig identifiziert werden können. Der Grafiker wird sich im Idealfall Ihr Unternehmen genau und gründlich anschauen um zu sehen wofür es steht, was seine Eigenschaften sind und wie es am besten repräsentiert werden kann. Das Logo ist schließlich ein wichtiger visueller Aspekt der Corporate Identity und sollte schon bestimmte Charaktereigenschaften Ihrer Firma verkörpern können.

Es gilt auch darauf zu achten, dass es nicht dem Logo einer anderen Firma aus Versehen ähnlich sieht und somit Verwechslungen entstehen könnten. Ein Logo kann aus mehreren Elementen bestehen, zum Beispiel aus einigen Buchstaben oder auch aus einem Bild oder aus einer Kombination aus beidem. Es muss dem Betrachter sofort wieder vor dem inneren Auge erscheinen können.

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Dann sind aber natürlich noch andere Kontakdaten für den Empfänger Ihrer Briefe wichtig und zwar ganz simple Angaben, die eigentlich selbstverständlich dazugehören müssen und sollten. Da wäre zunächst die Telefonnummer. Ihre Kunden und Geschäftspartner sollen Sie ja auch anrufen können.

Gegebenenfalls sollten es auch mehrere Nummern sein. Neben diesen Kontakdaten gehören dann auch noch Faxnummern dazu, sowie für das Internet auch die E-Mail-Adresse Ihrer Firma beziehungsweise nur des zuständigen Mitarbeiters für die Angelegenheit.

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Hier ist es hilfreich, durch das simple Detail Ihrer aktuellen Bankverbindung die Fronten zu klären, noch bevor Unklarheiten aufkommen können. Haben Sie es schon einmal erlebt, dass es zum Zahlungsverzug kam, weil ein Kunde unwiderlegbar angegeben hat, Ihre Bankverbindung nicht erhalten zu haben? Solche Ärgernisse können ein für allemal der Vergangenheit angehören, wenn Sie nur darauf achten, dass Kontonummer, Bankleitzahl und die von Ihnen gewählte Hausbank dem Kunden unübersehbar mitgeteilt werden. Für Ihre Kundenkommunikation ein Briefpapier zu verwenden, auf dem Ihre aktuelle Bankverbindung immer schon vor dem Erstellen einer Rechnung bereits erscheint, ist hierbei nur eine gute Möglichkeit, diese Form der Klarheit Ihrem Erfolg zugute kommen zu lassen.

Egal, ob Sie eine Rechnung oder ein Angebot erstellen – um seriös zu wirken und einen stimmigen Eindruck von Transparenz zu vermitteln, ist die Angabe der Bankverbindung auf Ihrem Briefpapier geradezu unerlässlich.Ihre Hausbank hat hierbei auch die mögliche Funktion, dem Kunden zusätzlich zur bloßen Mitteilung Ihrer Kontonummer und Bankleitzahl einen Eindruck davon zu vermitteln, dass Sie mit Ihrer Hausbank einen verlässlichen Partner für gemeinsame Transaktionen gewählt haben.

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Die Absenderangaben nun, sind ja auch sehr wichtig für den Empfänger. Dass sie bereits vorgedruckt sind auf dem Briefpapier verhindert auch Tippfehler oder das Vergessen von Daten, was zu unschönen Missverständnissen führen kann. Von fehlgeleiteten bis zu nicht angekommenen Briefen, wenn Ihre Kunden Ihnen zurückschreiben wollen. Was Absenderangaben genau sind erscheint zunächst natürlich klar. Sie sind Name und Adresse des Absenders im engeren Sinne und dienen der Identifikation des Senders eines Briefes. Diese Angaben befinden sich gewöhnlich in aller Regeln in der oberen linken Ecke des Briefes, so dass wenn ein Umschlag mit Sichtfenster benutzt wird, man diese dann gleich dort sehen kann.

Das war historisch schon einmal anders, ist aber heute das übliche Format. Zu den Absenderangaben auf Briefpapier kann aber noch wesentlich mehr als das gehören. Neben nur Name und Adresse enthalten die meisten Geschäftsbriefe, egal ob Bewerbung, Mahnung oder Information der Bank, noch eine Reihe weiterer Angaben. Die Postanschrift wird ergänzt durch den Namen des Unternehmens (mit Rechtsform), durch weiterführende Kommunikationsinformationen, wie Telefon- und Faxnummern und E-Mail-Adressen, durch ein Logo, wenn Ihre Firma eines besitzt und durch diverse freie Zeilen zur Ergänzung von Aktennummern, Datum und Betreffszeilen. Hinzu kommen wichtige Angaben wie Bankverbindung, Homepage-Adresse und die mittlerweile obligatorische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Gegebenenfalls ist auch die Angabe einer Besuchsadresse vonnöten, wenn sie nicht deckungsgleich mit der Postadresse sein sollte.

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