Briefpapier findet in allen Bereichen der öffentlichen Kommunikation in der Korrespondenz benötigt wird Verwendung. Und dass schon seit mehreren hundert Jahren. Und auch in unserer mittlerweile hochtechnisierten Welt ist ein Ende des Briefpapiers keineswegs in Sicht oder wird von irgendwem befürchtet. Im Gegenteil. Das Briefpapier wird landauf, landab und weltweit verwendet von großen und mittelständischen Unternehmen, von Behörden und Ämtern, Institutionen und Firmen, Ärzten und Anwälten und sogar von Privatpersonen.

Das hat natürlich gute Gründe. Niemand würde Geld für vorgedrucktes Briefpapier ausgeben, wenn nicht eine ganze Reihe von guten Gründen dafür vorliegen würden. Oder würden Sie sonst welches benutzen? Welchen Nutzen kann Briefpapier also für Sie persönlich oder ihre Firma haben? Einer der einfachsten Gründe liegt auf der Hand. Als vorgedrucktes Formular kann das Briefpapier ihres Unternehmens in ihrer Firma eine Menge Zeit Ihrer Mitarbeiter sparen und Sie somit für andere Aufgaben freihalten. Stellen Sie sich vor jeder Brief, der Ihr Unternehmen verlässt, müsste zuvor von einem Mitarbeiter mühsam zuerst mit Adresse, Kommunikationsdaten, Bankverbindung und Briefkopf versehen werden! Der Zeitaufwand wäre enorm und eine Verschwendung von Humanressourcen. Statt dessen können Sie und Ihre Mitarbeiter einfach ein vorgedrucktes Briefpapier aus der Schublade ziehen und es müssen nur noch wenige personalisierte Informationen zugefügt werden, bevor der Brief die Firma verlassen kann. Einen ordentlichen sauberen Eindruck macht das Briefpapier allemal, vor allem wenn Sie etwas bessere Papierqualität gewählt haben, hebt er sich natürlich enorm von normalen Kopierpapier ab und das kommt auch bei Ihren Kunden an.

Das ist dann auch schon gleich der nächste Vorteil von Briefpapier. Mit Briefpapier werden Ihre Briefe immer schön einheitlich aussehen und so auch ein wunderbar einheitliches Bild Ihrer Firma nach außen tragen. Nicht zuletzt durch das aufgedruckte Logo Ihrer Firma, dass einen Wiedererkennungseffekt darstellt und auf absolut keinem Briefpapier fehlen sollte! Denn der erste Blick gilt dem Logo.

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Die Methode geht aber ebenfalls schon weit zurück. Schon seit dem siebzehnten Jahrhundert sind Vordrucke auf dem Briefpapier bekannt und haben sich seitdem immer weiter verbreitet und bis heute bewährt. Richtig bewährt hat sich Briefpapier zwar erst später mit der Erfindung der Lithografie, doch ab dann erlebte das vorgedruckte Briefpapier eine Blütezeit. Firmen – und Privatpersonen natürlich auch – ließen sich teils äußerst aufwändiges Briefpapier gestalten, oft mit reichen Darstellungen von Gebäuden, Werkhallen und dergleichen. Reich verschnörkelt also und aufwändig. Auch wenn Sie heutzutage vielleicht nicht so weit gehen wollen und lieber ein schlichtes Logo verwenden möchten, ist Briefpapier doch immer noch nützlich und in weit verbreitetem Gebrauch. Wenn Sie Besitzer einer Firma oder eines Betriebes sind, ist es für Sie einfach unersetzlich um einen Wiedererkennungseffekt bei ihren Kunden auszulösen.

Die Gestaltung trifft auch eine Aussage über ihre Firma, ihr Briefpapier repräsentiert sie und ist als solches für das Bild, dass sie nach außen hin repräsentieren enorm wichtig. Als Firmenbesitzer sollten Sie also nicht am Briefpapier sparen. Es ist ihr Aushängeschild. Aber auch Ärzte, Anwälte, Behörden und unzählige andere wirtschaftliche Institutionen benötigen Briefpapier. Es erleichtert ja auch den Briefverkehr innerhalb der Firma, da Adressen und andere Kommunikationsdaten und Informationen schon vorgedruckt sind und den Arbeitsablauf vereinfachen und außerdem enorm verschnellern.

Dazu kommt das einfachere Einordnen und Sortieren in der internen Ablage. Briefpapier wird also in allen Schichten der Wirtschaft gebraucht und gerne benutzt, aber auch Privatpersonen können durchaus einen Nutzen daraus ziehen. Wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier verwenden um Bewerbungen zu schreiben, sind Sie mit Sicherheit schneller als jemand ohne.

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Man kann für gutes Briefpapier mit Veredelungen schon einiges an Geld lassen, was sich dann aber auch lohnt. Eine Methode Ihrem Briefpapier das gewisse Extra zu geben, das dem Kunden sofort ins Auge fällt und ziemlich edel aussieht, ist zum Beispiel das Aufbringen eines Wasserzeichens. Das Wasserzeichen auf Papier hat schon eine lange Geschichte. Heutzutage werden Wasserzeichen oft als Datierungshilfen für alte Briefe verwendet, da sie Auskunft über Papiermacher und Zeit der Herstellung geben können. Denn bereits im Mittelalter kennzeichneten die Besitzer von Papiermühlen ihr Papier mit Wasserzeichen – als Wiedererkennungseffekt für den Kunden. Papier war wertvoll und gute Qualität geschätzt. Wer solche gute Qualität herstellte, wollte das den Kunden auch wissen lassen.

Heutzutage werden für den Wiedererkennungseffekt natürlich meist Logos auf dem Briefpapier verwendet, aber auch das Wasserzeichen gibt es noch immer und es bietet Ihnen einen einzigartigen edlen Effekt auf Ihrem Briefpapier. Wasserzeichen leuchten hell auf wenn Sie den Bogen Papier ins Licht halten und verfügen über eine schlichte Eleganz, die kein Logo nachzuahmen vermag.

Auf blütenweißem Papier ist der Effekt noch eindrucksvoller. Sie können bei Wasserzeichen entweder erhabenes Profil wählen, was bei bedruckbarem Papier eher unpraktisch ist oder die glatte Variante, bei der das Papier an der Stelle des Wasserzeichens dünner ist.

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Der Briefkopf ist bereits aufgedruckt. In aller Regel steht auf geschäftlichen Briefpapieren der Unternehmensname mit Rechtsform, Kontaktdaten, wie Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Anschrift, die Postanschrift der Firma und einen Referenzzeile für Datum, Kundennummern und weiteres. Ergänzend kommen hinzu Internetadressen, Bankverbindungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Besuchsadresse. Das Ganze rundet ein leicht erkennbares und oft farbig gedrucktes Firmenlogo ab. Das erhöht den Wiedererkennungseffekt und gewährleistet dem Kunden Sicherheit. Auf manchen Briefbögen gibt es auch in heller Schrift auf der Rückseite Werbeangaben oder sonstige Zusatzangaben wie Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Für die Benutzung und Archivierung innerhalb der Firma kann es auf Briefbögen auch Falzmarken oder Perforationsmarken geben, die aufgedruckt wurden um die Sortierung einfacher zu gestalten. Das Papier für Briefbögen ist in aller Regel ein gutes Papier und von besserer Qualität als normales Papier zum Kopieren oder Schreiben, wie es im Büro verwendet wird. Das Format ist meist DIN A4 in Deutschland und kann mit Drucker oder auch Schreibmaschine verwendet werden. Es empfiehlt sich wegen der Papierqualität darauf zu achten, dass das Papier für Laser- und Inkjetdrucker geeignet ist, denn wenn das Papier nicht für Flüssigschreibstoffe geeignet ist, können Aufdrucke leicht verwischen. Die Gestaltung des Layouts richtet sich bei Briefpapier nach der in Deutschland üblichen DIN 676 Norm. Möchte Sie etwas eleganteres haben, können Sie auch Wasserzeichen aufbringen lassen, unter denen es auch verschiedene Qualität gibt. Das Papier dafür ist opaker als für Briefpapier ohne Wasserzeichen.

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Sie brauchen Briefpapier und das natürlich in ziemlich großen Mengen und auch immer wieder. Briefpapier für Ihre Firma vordrucken zu lassen oder ein Design bei einer Designfirma zu bestellen, kann für Sie aber ganz schön ins Geld gehen. Das überlegt man sich zweimal, erst recht, wenn Sie vielleicht erst ein junges Unternehmen führen und noch nicht so viel Einnahmen haben. Sie können es jedoch auch einfacher und vor allem billiger haben und sich Ihr eigenes Briefpapier nicht nur selbst gestalten, sondern auch anschließend selbst gleich drucken. Wie das geht, fragen Sie? Ganz einfach: Mit dem guten alten Word auf ihrem eigenen PC! Dass Erstellen ihres eigenen Briefpapiers liegt nur ein paar Klicks weit entfernt und Sie werden nicht einmal viel Arbeit damit haben. Es gibt ein großes Angebot an vorformatiertem Briefpapier, das bereits im Programm vorhanden ist und sie brauchen sich nur das auszusuchen, dass Ihnen am liebsten ist.

Ihr eigenes Firmenlogo, können Sie natürlich auch importieren und einarbeiten, sowie auch andere kleine Anpassungen machen. Sie müssen natürlich noch die Daten ändern, also Ihre eigene Adresse, Ihre Bankverbindung und alle weiteren Kommunikationsdaten personalisieren und abspeichern, dann steht Ihrem individuellen Briefpapier, dass sie noch dazu selbst gemacht haben nichts mehr im Weg. Statt Briefpapier bei einer Firma immer nachzubestellen ist Ihres dann auch nur ein paar Klicks entfernt und dann liegt neues Briefpapier in Ihren Drucker.

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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die auf Briefpapier in aller Regel abgekürzt wird mit Ust.IdNr. in Deutschland aber auch nur UID in Österreich, ist eine Kennzeichnung für Umsatzsteuerpflichtige, die im Übrigen EU weit eingeführt wurde und erkannt wird. Sie ist dazu gut den Finanzämter die Abrechnung der Umsatzsteuer zu erleichtern und gültig innerhalb des Binnenmarktes der EU. Jeder Unternehmer, der in der EU an irgendeiner Art des Warenverkehrs beteiligt ist, ob es sich nun um den Erhalt von Waren oder um den Versand handelt, braucht so eine Nummer und ist eben auch verpflichtet sie auf seinem Briefpapier an zu geben.

Wenn das auch auf Sie zutrifft, sollten Sie aber darauf Acht geben, dass Sie statt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Ihrem Briefpapier an zu geben, nicht aus Versehen etwas Falsches angeben. Es besteht nämlich Verwechslungsgefahr mit der Steuer-Identifikationsnummer, die vor Kurzem neu eingeführt wurde oder auch mit der ganz normalen Steuernummer, die zwar auch das Finanzamt vergibt, zu dem Zweck die Steuern, inklusive auch der Umsatzsteuer von den Steuerzahlern zu fordern, die aber trotzdem nicht identisch ist mit der hier besprochenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Angabe der Nummer auf Ihrem Briefpapier kann im Übrigen für Sie auch schnelle Vorteile haben. Denn wenn Sie in ein EE-Land exportieren, wird Ihnen keine Umsatzsteuer berechnet, falls der Empfänger Ihrer Waren schon Umsatzsteuer in seinem eigenen Land zahlt. Und das wird automatisch angenommen, wenn der Empfänger seine eigene Nummer angegeben hat.

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Neben den selbstverständlichen Angaben darauf wie die Adresse des Unternehmens, Kontakdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Homepage Ihres Unternehmens, gehört darauf natürlich auch der Name Ihrer Firma zusammen mit dem Logo Ihrer Firma, falls Sie eines hat. Worauf hierbei aber besonders wichtig zu achten ist, ist dass der Firmenname juristisch korrekt angegeben wird. Alles andere wäre nämlich strafbar und würde Abmachungen und dergleichen, die im betroffenen Brief getroffen wurden, ungültig machen und diese könnte somit sogar beklagt werden. Was mit der korrekten Angabe des Namens Ihres Unternehmens gemeint ist, ist die Rechtsform.

Diese definiert nämlich die Bedingungen unter denen der Gesetzgeber einen Rahmen für Unternehmen oder Gesellschaften festgelegt hat, die wie auch immer geartet an einer Form des Rechtsverkehrs beteiligt sind. Im Klartext heißt dass, das ein Unternehmen eine juristische Person darstellt und dementsprechend auch als solche erkennbar sein muss, was sich in der korrekten Rechtsform des Namens auf Ihrem Briefpapier äußert. Die Rechtsform hat Einfluss auf Fragen zur Haftung eines Unternehmens für vertragliche Geschäfte. Als solches muss klar sein worum es sich bei Ihrem Unternehmen handelt, denn es sind ja nicht alle Gesellschaften mit den gleichen Rechten betraut und es haben auch nicht alle die gleichen Haftungspflichten gegenüber Ihren Geschäftspartnern. Es macht also einen Unterschied ob Sie eine GmBH sind oder eine BGB-Gesellschsft oder sogar ein Ein-Mann-Unternehmen. Für den Empfänger Ihrer Briefe muss auf dem Briefpapier deutlich zu sehen sein worum es sich bei Ihrem Unternehmen handelt, damit der Kunde weiß womit er zu rechnen hat.

Außerdem ist Ihr Unternehmen damit als Rechtsperson eindeutig identifizierbar und somit haftbar, aber auch Abmachungen werden dadurch erst richtig rechtlich gültig.

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Dass die Postanschrift bereits vorgedruckt auf dem Briefpapier ist, verhindert auch Tippfehler oder das Vergessen von Daten, was zu unschönen Missverständnissen führen kann. Von fehlgeleiteten bis zu nicht angekommenen Briefen, wenn Ihre Kunden Ihnen zurückschreiben wollen. Was zur Postanschrift genau gehört ist natürlich festgelegt und jedem bekannt, Sie benutzen die Standardform sicher auch immer. Für Firmen gehören dazu Name der Firma, Straßen- und Hausnummer, Postleitzahl und Stadt, Gegebenenfalls kommen noch Angaben wie Zimmernummer hinzu oder die Nummer eines Postfaches oder Angaben zum Gebäudeteil, wo der Brief abgegeben werden kann.

Der Ort an dem die Postanschrift auf dem Briefpapier gedruckt sein sollte befindet sich für gewöhnlich und in aller Regeln in der oberen linken Ecke des Briefes, so dass wenn ein Umschlag mit Sichtfenster benutzt wird, man diese dann gleich dort sehen kann. Das war historisch schon einmal anders, ist aber heute das übliche Format und sicherlich auch Ihnen bekannt und vertraut. In Standardformaten von Geschäftsbriefen stehen Angaben wie die Postanschrift Ihrer Firma generell an festgelegten Stellen im Brief und sollten auf keinen Fall an andere Stellen gerückt werden. Der Leser des Briefes ist das Standardformat ja auch gewöhnt und wird dann an den entsprechenden Stellen auch nach der Information suchen.

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Sie möchten immerhin den bestmöglichen Eindruck hinterlassen um auf den Kunden oder sonstigen Empfänger Ihrer Briefe Ihre Corporate Identity zu prägen. Worüber man Sie sich aber vermutlich gar keine Gedanken gemacht haben ist das Format des Briefpapiers, oder?

Was man für selbstverständlich hält, ist hier das DIN A4 Format. Das kennt zwar jeder, Sie sicherlich auch, aber man denkt meist nicht darüber nach. Briefpapier wird natülich in DIN A4 hergestellt, genauso Schulhefte, Formulare bei Behörden, Schreibblöcke und Zeitschriften. Jeder Klemmordner ist darauf ausgerichtet Papier in diesem Format abzuheften. Briefpapier passt nur deshalb in Briefumschläge, weil die Umschläge ebenfalls so hergestellt sind, dass sie perfekt einen auf eine bestimmte Weise dreifach gefalteten Brief aufnehmen können. Was wir also ohne weiter nach zu denken im Alltag für so selbstverständlich halten, ist eigentlich ein ausgeklügeltes System.

Leider ist das DIN Format – und es gibt ja noch DIN Formate für alles Mögliche außer Briefpapier – nur ein deutsches Format. Es diente zwar als Vorlage für das internationale Format ESO, das auch weite Verbreitung in der Welt gefunden hat, aber trotzdem verwenden viele Länder noch ihre eigenen standardisierten Formate. In Nordamerika und Kanada etwa wird bis heute ein zollbasiertes System ohne inherente Logik verwendet. Wenn Sie schon einmal Korrespondenz aus diesen Ländern erhalten haben ist Ihnen sicher der Unterschied aufgefallen. Verglichen mit DIN A4 sind die Seiten etwas kürzer, dafür aber um einiges breiter.

Auch die Briefumschläge sind dann entsprechend anders. Wenn Sie im Arbeitsalltag ein Briefpapier zum bedrucken in den Drucker stecken, denken sie meist sicher nicht darüber nach.

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Sie sollten aber nicht unbedingt selbst Hand anlegen um eines zu entwerfen. Dafür gibt es professionelle Designer. Ein ausgebildeter Grafiker, der von ihnen damit beauftragt wird ein Logo zu entwerfen, wird sich dafür die nötige Zeit nehmen und sich genaustens überlegen wie er das Logo gestalten wird. Denn das Logo ist ein Wiedererkennungsmerkmal für Ihre Firma und sollte nicht später noch einmal geändert werden.

Ein guter Grafiker wird, um das zu verhindern im Übrigen mehrere Entwürfe vorlegen unter denen Sie sich das aussuchen können, dass Ihnen persönlich auch am meisten zusagt. Immerhin sollen Sie sich mit Ihrem Logo ja auch wohlfühlen. Ist ein Unternehmenslogo gut, dann ist es wiedererkennbar und auch prägnant, denn das Unternehmen soll darüber ja eindeutig identifiziert werden können. Der Grafiker wird sich im Idealfall Ihr Unternehmen genau und gründlich anschauen um zu sehen wofür es steht, was seine Eigenschaften sind und wie es am besten repräsentiert werden kann. Das Logo ist schließlich ein wichtiger visueller Aspekt der Corporate Identity und sollte schon bestimmte Charaktereigenschaften Ihrer Firma verkörpern können.

Es gilt auch darauf zu achten, dass es nicht dem Logo einer anderen Firma aus Versehen ähnlich sieht und somit Verwechslungen entstehen könnten. Ein Logo kann aus mehreren Elementen bestehen, zum Beispiel aus einigen Buchstaben oder auch aus einem Bild oder aus einer Kombination aus beidem. Es muss dem Betrachter sofort wieder vor dem inneren Auge erscheinen können.

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